Dneska najdete appku na cokoliv. A jedna česká o sobě říká, že je spojí do jednoho nástroje – teda minimálně ty funkce, které se týkají podnikání. Pokud jako freelancer, člen týmu nebo majitel malé firmy hledáte způsob, jak dát práci systém a ulehčit si život, možná je vaše odpověď Caflou. Otestoval jsem ho a podělím se s vámi o zkušenosti.
Hlavní výhody a nevýhody
| Výhody | Nevýhody |
| – Komplexnost: Místo několika různých aplikací vám stačí jedna. Caflou za rozumnou cenu pokrývá vše od řízení projektů přes CRM až po finance, což z něj dělá univerzální nástroj pro podnikatele a týmy. – Uživatelská přívětivost: I když je Caflou komplexní, v rozhraní se dobře orientuje a troufám si říct, že se v něm vyznají i netechnické typy lidí. – Vynikající (česká) podpora: Support zajišťuje majitel Caflou a jeho tým, takže odpovědi nejsou žádná obecná omáčka, ale jdou k věci a fakt vám pomůžou. – Rozvoj aplikace: Snad každý měsíc přibývají nové funkce a vylepšení (vychází hlavně z toho, co uživatelé chtějí). Kdybyste zjistili, že vám něco chybí, nejspíš to nebude navždy. Zkuste jim napsat. | – Použitelnost mobilní aplikace: Je super, že appka nabízí funkce desktopové verze, ale v mobilním rozhraní se mi pracuje o něco hůře. Chce to si dát práci s přizpůsobením. – Maximum vytěží spíše firmy a týmy: Pro sólo podnikatele je asi až moc komplexní a hned nevyužijí všechny funkce. |
Co je Caflou a k čemu slouží?
Nástroj pro řízení podnikání Caflou slibuje sjednocení řízení podnikání pod jednu střechu. A nelže. Pokrývá v podstatě celý obchodní proces od odeslání a schválení nabídky přes koordinaci projektu až po fakturaci a reporty, abyste zjistili, kolik jste na které zakázce vydělali nebo kdo odpracoval nejvíc. Zjednodušíte si s ním komunikaci v týmu a budete mít celkový přehled o finančním zdraví a výkonnosti.
Hlavní funkce Caflou:
1/ Projektový management: Logika aplikace je taková, že si založíte Projekt (např. vaše zakázka pro klienta), pod něj pak zadáváte jednotlivé Úkoly a v rámci každého z nich máte ještě možnost vytvořit To-do list. Tím pádem jste schopni kroky projektu rozpadnout do hloubky, ale zároveň nemusíte prostředí stavět od nuly jako např. v Notion. Úkoly i To-do pak můžete přiřazovat členům týmu, vzájemně je komentovat a nastavovat termíny. Úkoly si zobrazíte formou kanbanu, časové osy nebo WBS, abyste měli přehled, co je v jakém stavu. Caflou tak dokáže nahradit třeba Asanu, Trello nebo Clickup.
2/ Měření času a fakturace: Uživatelé můžou v aplikaci měřit čas (zapnou stopky u úkolu) i čas vykazovat (vyplní, jak dlouho na čem pracovali), takže vám pokryje to, co umí Toggl nebo Clockify. Ale narozdíl od nich přímo v Caflou vystavíte faktury třeba na základě vykázaných časů u úkolů v určitém projektu nebo podle vlastního ceníku (říkají mu sklad). Tak dokáže nahradit iDoklad nebo Fakturoid. Nabízí i napojení na banky, abyste nemuseli ručně zadávat, jestli a kdy jste dostali zaplaceno.
3/ CRM a komunikace: V Caflou spravujete kontakty na zákazníky i dodavatele, komunikaci včetně e-mailů, zakázky a podklady. Kromě faktur máte možnost vytvořit šablony dokumentů, např. nabídky, objednávky, dodací listy nebo i smlouvy. Dokumenty potom vygenerujete a rovnou z Caflou pošlete svým klientům, kteří je schválí (klidně kliknutím na tlačítko v mailu) nebo elektronicky podepíšou. Stavy se do aplikace automaticky propíšou. Tím vám vyřeší procesy, které byste jinak měli v Raynetu nebo Pipedrive.
4/ Řízení financí: Caflou propojuje projekty, objednávky, nabídky, příjmy, náklady, rozpočty a ukáže vám, jestli to dává ekonomický smysl. Reporty máte na pár kliknutí – včetně plánování cash flow na základě očekávaných plateb a faktur. Můžete sledovat prodejní cíle, plnění rozpočtů, ziskovost a plánovat budoucí prodeje.
5/ Automatizace a integrace: Nástroj zjednodušuje administrativu, jako je vystavování a odesílání faktur, schvalovací procesy, tvorba rutinních úkolů a podobně. Nastavíte si automatizaci a vlastní workflow, jak má co fungovat. Umožňuje i propojení s externími aplikacemi (např. Gmail a Google kalendář, účetní programy…).
Proč Caflou stojí za pozornost?
Největší výhoda je, že vás Caflou zbaví kombinace extra nástrojů na každou část podnikání a koncentruje je na jedno místo, čímž ušetříte (čas i peníze). Narozdíl od většiny ostatních ale navíc přidává i ekonomický pohled, což vidím jako velké plus.
U menšího podnikání má totiž člověk tendence moc neřešit finanční stránku (ví, kolik vyfakturuje, ale tím to často končí). Caflou ho k tomu dobře vede a díky rozsahu, který pokrývá, už v něm stejně máte hromadu dat, takže nakonec ty finanční přehledy až tolik nebolí. Komu by se chtělo je počítat v Excelu…
I když jsem fanoušek chatbotů (a sám jednoho mám), u takových aplikací většinou narazíte spíš na individuální problém, který chcete vyřešit s někým kompetentním a v rozumném čase. Jejich podpora funguje parádně. Dokonce mají i facebookovou skupinu, kde si uživatelé radí mezi sebou a předávají si zkušenosti.
Prostředí appky je přívětivé a přehledné, dá se v něm rychle zorientovat. Všiml jsem si, že často přibývají nové funkce. Nabízí i pokročilé nastavení uživatelských práv. Cena Caflou se odvíjí právě od počtu uživatelů, ale nabízí taky tarif zdarma (max. 5 uživatelů a pár dalších omezení – na vyzkoušení to stačí).
Když se pro něj rozhodnete, za mě se vyplatí jít do placené verze, která nabízí pokročilejší funkce, víc automatizací, vzorů, položek v ceníku nebo synchronizaci e-mailů atd. (a zaujalo mě, že mají i přepis audia na text a možnost využít AI pro generování to-do listů, shrnutí nebo načtení dat z faktur). Celkem nabízí 3 úrovně placených tarifů:
Nevýhody a možnosti zlepšení
Lidem, kteří mají teprve malý tým nebo podnikají sami, může Caflou na první pohled připadat „až moc“. Nejspíš (minimálně na začátku) nevyužijou všechny funkce.
Osobně jsem trochu váhal, jak systém nastavit a čím vlastně začít. Možná by bylo fajn, kdyby nabídli nějakého průvodce nebo představili konkrétní use casy pro různé obory, aby se ostatní mohli inspirovat. Ale dobře to kompenzuje kvalitní support.
I když je super, že Caflou jde používat i na mobilu, appka se mi zdá trochu nepřehledná nebo ne tak intuitivní, jak bych si představoval. Nepoužívám ji sice pro práci moc často, ale občas je potřeba něco zkontrolovat třeba na cestách. Na druhou stranu není oproti desktopu nijak osekaná.
Závěr
Caflou hodnotím jako fajn pomocníka. Z pohledu webaře a SEO specialisty můžu říct, že mi logika aplikace mi přijde super pro marketingové projekty. Myslím, že funkce ocení týmy, které do nástrojů nemůžou investovat desetisíce nebo jich nechtějí mít 10 najednou (pak se ztrácí přehled a kontext), ale zároveň chtějí posunout svůj systém práce o kus dál.
Hodně se mi líbí myšlenka mít přehled o podnikání na jednom místě a taky chválím možnost automatizací. Díky tomu se podnikatelé můžou soustředit na byznys a na to, co je baví víc než administrativa (což je asi všechno :).
